Tecnologia

Sincronize os contatos do Gmail e do Outlook automaticamente

Uma leitora chamada Maribeth está migrando do Outlook para o Gmail e perguntou sobre a sincronização de suas duas contas:

'Acabei de ler seu blog sobre Outlook/Gmail [ Mesclar seus contatos do Outlook e do Gmail ]. Eu entendo que esta é uma correção para torná-los iguais, mas você sabe se existe uma maneira de sincronizar eles continuamente? Eu ainda quero usar o Outlook na minha área de trabalho e também ter mobilidade IMAP no meu telefone Droidx2 e também em um iPad. É possível?'

Em um post de julho de 2009, descrevi como ' Sincronize contatos e calendários entre Outlook, Gmail e iPhone .' Esse post refere-se ao livre Sincronização do Google Agenda utilitário, mas não há equivalente da empresa para sincronizar contatos. O Google oferece aos seus clientes empresariais pagantes Google Apps Sync para Microsoft Outlook (teste gratuito disponível).

Uma alternativa potencial é o livre Sincronização de contatos utilitário da empresa indiana PPP Infotech, que sincroniza automaticamente seus contatos do Gmail e Outlook. As únicas falhas que encontrei ao testar o programa foram a proteção antivírus integrada do Outlook, que exigia que eu permitisse manualmente que o Contacts Sync acessasse os contatos do Outlook e a incapacidade de sincronizar contatos que não possuem dados nos campos de e-mail ou sobrenome.

Automatizando a sincronização de contatos entre o Gmail e o Outlook

Para sincronizar seus contatos do Gmail e Outlook via Sincronização de Contatos, digite sua ID e senha do Gmail na tela principal do programa e clique no botão Salvar configurações. Em seguida, selecione a pasta do Outlook para sincronizar (provavelmente Todos os contatos), escolha uma das duas opções de sincronização (contatos do Outlook para Gmail ou contatos do Gmail para Outlook) e clique no botão Sincronizar.



A sincronização de contatos primeiro busca os contatos em cada sistema e depois sincroniza as entradas. Como mencionei, um aviso apareceu no Outlook solicitando que eu concedesse o acesso do programa aos contatos e especificasse o tempo de acesso (em intervalos de 1 minuto a 10 minutos).

  Aviso do Microsoft Outlook 2003 de um programa tentando acessar seus contatos

Para ativar sincronizações automáticas, marque Ativar sincronização agendada na área Sincronização agendada na parte inferior da janela Sincronização de contatos. Insira o número de minutos entre as sincronizações e selecione uma das duas opções: contatos do Outlook para o Gmail ou contatos do Gmail para o Outlook. O progresso e os resultados da sincronização aparecem em uma pequena janela que aparece no ícone do programa na área de notificação.

  Janela de progresso e resultados da sincronização de contatos

Ao testar a Sincronização de Contatos, o programa ocasionalmente falhou ao concluir uma sincronização e gerou uma mensagem indicando que o login falhou. Mas nas tentativas subsequentes - sem reinserir as informações de login - a sincronização foi concluída com êxito.

Mais importante, o Contacts Sync ignorou os contatos do Gmail sem dados nos campos de sobrenome ou e-mail. Por exemplo, vários contatos do Gmail para empresas não apareciam nos contatos do Outlook após uma sincronização até que eu inserisse algo nos campos de sobrenome ou e-mail da entrada.

Nas primeiras vezes que o Contacts Sync foi executado, várias entradas apareceram nos contatos do Outlook no meu PC de teste com apenas um nome ou endereço de e-mail. Alguns deles parecem ser o resultado da tendência do Gmail de adicionar contatos automaticamente quando você se comunica com as pessoas. Depois de limpar essas entradas órfãs em meus contatos do Gmail, o problema desapareceu.

Sincronizações geram entradas de contato duplicadas no Outlook

Um outro problema que encontrei nos testes foi a tendência do Contacts Sync de duplicar algumas entradas de contato do Gmail no Outlook. Isso pode estar relacionado a entradas que aparecem em mais de uma pasta de contatos do Gmail. As duplicações foram eliminadas garantindo que as entradas aparecessem em apenas uma pasta do Gmail, o que pode ou não ser uma solução prática para você.

Outra opção para lidar com entradas duplicadas é usar o Removedor de itens duplicados do Outlook (ODIR) da empresa holandesa Vaita. Observe que o programa funciona apenas com versões de 32 bits do Outlook.

Prefiro lidar com a entrada duplicada ocasional do que me preocupar com a perda de dados de contato como resultado de uma sincronização. O programa fez um bom trabalho ao preservar os nomes, endereços de e-mail, números de telefone e endereços de contatos no Gmail e no Outlook, mas, como mencionei acima, parece ignorar as entradas do Gmail sem dados no sobrenome ou e -campos de correio.